”Hallituksen jäsenyys on antoisaa, mutta edellyttää jatkuvaa itsereflektointia siitä, onko hallitustyölle oikeasti aikaa ja toimiiko roolinsa mukaisesti. Hallitustyö on kuitenkin kunniatehtävä ja aktiivisen omistajuuden pilari, mikä mahdollistaa yhtiöiden ja koko toimialojen kehittämisen”, kirjoittaa Pontoksen kiinteistösijoituspäällikkö Kati Konsti.

Jatkuva kehittyminen on yksi Pontoksen arvoista. Toimimme aktiivisena ja pitkäjänteisenä omistajana portfolioyhtiöidemme hallituksissa. Tänä keväänä otinkin asiakseni oppia lisää hallitustyöstä Boardmanin kurssilla ja kokosin yhteen muutaman vinkin kaikille teille loppuvuotta ja tulevaa hallitussyksyä ajatellen.

Tunnista roolisi yhtiön palveluksessa – kenen asiaa edustat?

Hallituksen tärkeimmät tehtävät ovat strategian hyväksyminen, riskien tunnistaminen sekä toimitusjohtajan nimittäminen. Hallitus seuraa ja valvoo, että hallinto, kirjanpito ja varainhoito on asianmukaisesti järjestetty.

Hallituksen jäsenenä edustat aina yhtiötä, jonka hallituksessa olet. On tärkeä tunnistaa, jos rooleja suhteessa yhtiöön on useita, sillä omistajien, hallituksen ja johdon väliset tehtävät eroavat.

Varsinkin startupeissa ja perheyhtiöissä omistaja-asema, operatiivisen johdon edustus ja hallituksen jäsenyys voivat osua samoille henkilöille. Tällöin kannattaa perustaa erillinen omistajaohjausryhmä omistajastrategiaa ja sijoittajasuhteita varten.

Jos yhtiön etu on ristiriidassa omistajan edun kanssa, hallituksen jäsenenä päätöksesi tulee perustua yhtiön etuun. Hallituksen jäsenenä tulee myös muistaa yhdenvertaisuusperiaatteen toteutuminen. Päätökset eivät saa aiheuttaa esimerkiksi epäoikeutettua taloudellista etua enemmistöomistajille vähemmistön kustannuksella.

Omistajilla eli yhtiökokouksella on viimesijainen päätösvalta yhtiön asioista, ja omistajien väliset linjaukset sekä omistajastrategia täytyy siten keskustella eri foorumissa kuin hallituksen kokous.

Jos roolien jakautuminen ei ole tuttua, googleta omistajien, hallituksen ja johdon välistä työnjakoa avaava ”OHJ-ketju”.

Pysy kartalla toimintaympäristöstä kokoukseen valmistautuessasi – nojaatko liikaa vain hallitusmateriaaleihin?

Hallitustyö on markkinoiden, toimintaympäristön ja sääntely-ympäristön jatkuvaa luotaamista yhtiön toiminnan arvioinnin tueksi. Hallituksen jäsenen arvokkainta antia on strateginen ajattelu: toimiiko tämä mitä nyt tehdään myös 10 vuoden päästä? Mitä riskejä on näköpiirissä? Mitkä ovat tulevaisuuden skenaariot?

Voit käyttää hyödyksesi myös dataa: kuinka monta kertaa tietty sana, kuten ”kestävyys” esiintyy Googlessa, pääomamarkkinapäivillä, kumppanien tarjouksissa? Nämä antavat tietoa markkinatrendeistä.

Hallituksen jäsenenä sinun onkin hyvä olla luonteeltasi utelias. Luethan siis alan uutisia ja seuraat keskusteluja. Kerro toimitusjohtajalle ja operatiiviselle johdolle, että olet käytettävissä, jos he haluavat sparrausapua.

Seuraavat nyrkkisäännöt voivat auttaa yhtiön tilanteen kartoittamisessa: talousraportit kertovat menneestä, asiakaspalaute kertoo nykytilasta ja henkilöstön työnilo sekä kyky tehdä tiimissä hyviä päätöksiä kertoo hallitukselle siitä tärkeimmästä eli organisaation tulevaisuudesta, muutoskyvystä ja resilienssistä.

Hallituksen jäsenen vastuun näkökulmasta on hyvä muistaa, että viralliset kokousmateriaalit ja pöytäkirjat (liitteineen!) tulee olla selkeästi dokumentoituna. Hallituksen jäsen ei joudu huonoksi paljastuneesta hallituksen päätöksestä henkilökohtaiseen vahingonkorvausvastuuseen, jos päätöksenteon huolellisuus on todistettavissa. Hallituksen jäsen voi myös vapautua vastuusta päätöksenteossa äänestämällä vastaan tai eroamalla hallituksesta.

Hallituksen kokous on strategista ajattelua – haastatko johtoa tarpeeksi?

Varsinaisessa hallituksen kokouksessa strategiset asiat ovat agendan keskiössä. Niihin tulisi pyrkiä käyttämään vähintään puolet kokousajasta. Hallitustyön vuosikello ja etukäteen aikataulutetut kokousaiheet helpottavat agendan suunnittelua.

Jokaisessa hallituksen kokouksessa olisi hyvä käydä alkuun kierros, jossa jokainen hallituksen jäsen kertoo minuutissa jotain hänen mielestään strategisesti relevanttia yhtiön toimintaympäristöstä.

Hallituksen puheenjohtajan rooli on huomioida kaikkien hallitusten jäsenten näkemykset ja syventää keskustelua tarvittaessa. Puheenjohtajan tulee osata summeerata muiden näkemykset ja vasta sitten tuoda pöytään oma mielipiteensä, joka on erotettu keskustelusta.

Koska hallitusmateriaalien valmistelu vie yhtiöltä resursseja, voi tätä valmistelutaakkaa keventää ottamalla operatiivinen johto mukaan hallituksen kokouksiin. Johdon täytyy osata kiteyttää olennainen, ja sinun tehtäväsi on hallituksen jäsenenä esittää kriittisiä kysymyksiä johdolle: Onko toiminnan maineriskit huomioitu? Onko kassa kunnossa? Onko yhtiössä oikeat henkilöt viemässä strategiaa eteenpäin?

Hallituksen kokouksen lopuksi on vahvasti suositeltua pitää omistajakeskustelu tai hallituksen keskinäinen keskustelu, josta johto on ulkona. Toimitusjohtajalle on muistettava viedä terveiset tärkeimmistä linjauksista, sillä hallituksen ja toimitusjohtajan välinen luottamus on ensisijaisen tärkeää.

Hallituksen kompetenssi on osiensa summa – oletko siis oikea osaaja oikeassa paikassa?

Yhtiökokous valitsee lähtökohtaisesti hallituksen, mutta hallituksen tulisi myös säännöllisesti arvioida omaa toimintaansa. Arvioinnin osa-alueet ovat nykytilan tunnistaminen sekä mahdollisen osaamisvajeen paikkaaminen.

Hallituksen jäsenten kompetensseista voi tehdä taulukon, johon jokainen nykyinen tai potentiaalinen hallituksen jäsen voi merkitä omat vahvuutensa. Toimintaa voi mitata myös esimerkiksi sidosryhmäkyselyillä, jotka olemme ottamassa Pontoksella juuri uudelleen käyttöön. Aktiiviseen omistajuuteen liittyvät teemat antavat meille tietoa portfolioyhtiöiltämme ja kumppaneiltamme siitä, miten voimme kehittää toimintaamme. Asiantuntevien hallitusten jäsenten lisäksi yhtiöön voi palkata erillisiä neuvonantajia tuomaan tarvittavaa näkemystä yhtiön kehittämiseen.

PS: Kiinnostaako hallitustyöskentely, mutta et tiedä miten hallituksiin pääsee? Kannattaa yksinkertaisesti sanoa ääneen, että olet toimesta kiinnostunut ja kirkastaa, mitä osaamista voit yhtiöön tuoda. Soita hallituksen puheenjohtajalle, kerro että olisit käytettävissä, millainen ihminen olet ja mitä osaamista sinulla on. Kuten kaikessa työnhaussa, voit myös laittaa headhunterille viestiä.