Blogi

Toimitusjohtaja vaihtuu – miten hallituksen puheenjohtaja ja väliaikainen toimitusjohtaja vahvistavat sidosryhmien luottamusta?

Toimitusjohtaja vaihtuu – miten hallituksen puheenjohtaja ja väliaikainen toimitusjohtaja vahvistavat sidosryhmien luottamusta?
Pontoksen viestintäpäällikkö Lilja Kettunen
0
(0)

”Toimitusjohtajan vaihto on aina merkityksellinen asia koko yhtiölle. Kun laivan kapteeni lähtee ruorista, viestinnän merkitys korostuu huomattavasti. Muutostilanteessa hallituksen puheenjohtajan ja väliaikaisen toimitusjohtajan tehtävä on sitouttaa yhtiön muu johto muutokseen, pitää henkilöstö motivoituneena sekä vahvistaa sidosryhmien luottamusta yhtiöön”, kirjoittaa Pontoksen viestintäpäällikkö Lilja Kettunen. 

Huono viestintä horjuttaa yhtiön uskottavuutta ja suorituskykyä, sillä toimitusjohtaja on yhtiön kulttuuriin ja suoritukseen liittyvä avainhenkilö sekä tiimihengen esikuva. Vaikeakin muutos voi kuitenkin olla myös positiivinen.

Mitä sitten pitäisi ottaa huomioon? Käyn läpi asiat, jotka yhtiön hallituksen puheenjohtajan ja väliaikaisen toimitusjohtajan on syytä nostaa tehtävälistansa kärkeen. Painotin erityisesti sisäistä viestintää, joka usein jää vähemmälle huomiolle ja sisällytin mukaan käytännön esimerkkejä. Vaikka vinkit on tehty listaamattoman yhtiön näkökulmasta, voi niitä soveltaa myös säännöstellympiin tilanteisiin harkinnan mukaan.

Vastuu viestinnän koordinoimisesta on hallituksella

Toimitusjohtajan lähtiessä vastuu viestinnän koordinoimisesta on hallituksella, tarkemmin hallituksen puheenjohtajalla. Koska asia on yhtiön johdollekin uusi, ja luultavasti enemmän tai vähemmän yllättävä, ei yhtiön sisäisiä resursseja ole tilanteeseen liioin käytettäväksi. Aktiivinen omistaja voi auttaa, kun käsipareista on pulaa.

Väliaikaisen tai seuraajaksi astuvan toimitusjohtajan on otettava tilanne haltuun. Viestinnän näkökulmasta vaihdostilanne rakentuu kolmen pilarin varaan: (1) valmistaudu, (2) kysy ja kuuntele; sekä (3) koordinoi.

Määritä hallituksen ja yhtiön viestinnälliset vetovastuut

Toimitusjohtajan vaihdokseen liittyy olennaisesti sekä hallituksen viestinnällinen vetovastuu että yhtiön viestinnällinen vetovastuu. On syytä suunnitella tarkasti ja etukäteen, miten nämä vastuut jakautuvat. Miten hallitus kommunikoi aiheesta lähtevälle toimitusjohtajalle ja/tai muulle johdolle? Mitä tukea yhtiölle tarjotaan?

Yhtiön, eli väliaikaisen toimitusjohtajan, on taas hoidettava sisäinen resursointi ja aikataulutus.

Valmistaudu – Ota viestijä mukaan remmiin heti, kun mahdollista

Viestinnän asiantuntija on hyvä ottaa remmiin heti kun mahdollista. Viestijä auttaa hallitusta ja väliaikaista toimitusjohtajaa viestinnän suunnittelussa, valmistelussa ja resursoinnissa. Työ voi alkaa siitä, kun hallitus miettii esimerkiksi, miten asia kerrotaan siirtyvälle toimitusjohtajalle ja yhtiön johdolle.

Vaikka toimitusjohtaja olisi päättänyt siirtyä sivuun itse – sen sijaan, että päätöksen olisi tehnyt hallitus – on muutoksen olennaisin asia on siihen liittyvä sisäinen avainviesti. Työ voi alkaa pohtimalla, mitä viestinnällä tavoitellaan ja mitkä ovat suurimmat haasteet, joita viestintä auttaa ratkaisemaan. Tavoite voi olla esimerkiksi ”henkilöstön työmotivaation ja luottamuksen säilyttäminen”.

Tilanne pitää pystyä viestimään tarpeeksi avoimesti, mutta niin, että ihmisten sitoutuminen yhtiöön pysyy korkealla tasolla. Yksittäisillä sanavalinnoilla, nyansseilla ja asioiden järjestyksellä on paljon väliä.

On eri asia sanoa “Toimitusjohtaja vaihtuu, koska yhtiö ei ole kehittynyt tavoitteiden mukaisesti” kuin “toimitusjohtaja vaihtuu, koska toimintaympäristön muutokset edellyttävät yhtiöltä uudenlaista osaamista”. Edellinen herättää helposti epäilyksen siitä, ”mitä myös minä olen tehnyt väärin?” Jälkimmäinen on tulevaisuuteen katsova.

On myös eri asia sanoa ”toimitusjohtaja lähtee” kuin ”toimitusjohtaja vaihtuu” – vaikka uutta toimitusjohtajaa ei olisi vielä valittukaan. Vältä viestinnässä ylipäätään ”muutos”-sanan käyttöä ja muutosretoriikkaa, ja painota enemmän jatkuvuutta ja sitä, että yhtiöllä on vakaa suunta.

Hallitusten jäsenillekin on hyvä tarjota tukea muutoksesta viestimiseen. Myös lähtevää toimitusjohtajaa voi tukea viestinnässä jo heti aluksi. Millä tavalla hän voi pukea oman viestinsä niin, että se palvelee kaikkia osapuolia parhaiten?

Kysy ja kuuntele – ennakoi huolet etukäteen

Toimitusjohtajan vaihdoksen kaltaisessa muutostilanteessa jokainen yhtiössä ajattelee: Miten tämä vaikuttaa minuun ja työhöni? Miten tämä vaikuttaa yhtiön tekemiseen?

Hyvä muutosviestintä vastaa jo etukäteen näihin kysymyksiin sekä muihin mahdollisiin huoliin, joita tilanne saattaa aiheuttaa. Viestijän on hyvä laatia kysymys-vastauspatteristoja niin väliaikaiselle toimitusjohtajalle, johdolle, tiiminjohtajille kuin päälliköille käytettäväksi aiheesta viestimiseen. Materiaaleissa tulee valmistautua niin sisäisiin kuin ulkoisiin median ja sidosryhmien kysymyksiin.

Koordinoi – Ota etukäteen mukaan muutama johdon avainhenkilö ja aikatauluta muutos

Johdon sitouttaminen toimitusjohtajan vaihdostilanteessa on olennaisen tärkeää: johtoryhmä on luultavasti aika yhteen hioutunut tiimi, jossa henkilökemiat vaikuttavat. On inhimillistä, jos muutos saattaa herättää vastustusta. Jos siirtyvä toimitusjohtaja on rekrytoinut useamman johtohenkilön, on heidän sitouttamisensa tilanteeseen tärkeää muutosvaiheesta eteenpäin pääsemiseksi ja suorituskyvyn säilyttämiseksi siihen saakka, kun uusi toimitusjohtaja ottaa tilanteen haltuun. Muutos on kuitenkin johdolle myös mahdollisuus.

Muutaman avainhenkilön sitouttaminen etukäteen antaa väliaikaiselle toimitusjohtajalle suunnatonta apua avainviestin jalkauttamiseen. Se antaa myös ylimääräisiä korvapareja mahdollisten huolien kuuntelemiseen.

Koska vaihdostilanne tapahtuu hallituksen päätöksestä usein muutaman päivän sisällä, tulee näiden päivien aikajana miettiä tuntien tarkkuudella. Tee muutoksesta viestintäsuunnitelma, josta löytyy viestinnän tavoitteet, aikajana, avainviestit, keskeiset tapahtumat sekä resursointi – ja varmista, että hallitus ehtii kommentoimaan tätä.

Hallituksen puheenjohtaja informoi toimitusjohtajan sivuun siirtymisestä johtoryhmää ja väliaikaisen toimitusjohtajan on hyvä varata aikaa johdon tukemiselle ja järjestää asiasta mahdollisimman pian myös sisäinen keskustelutilaisuus.

Myös ulkoisen viestinnän avainviestit sekä narratiivi on syytä miettiä erikseen, ja sen käytännön toteutuksen resursointi täytyy miettiä etukäteen. Kuka tekee uutisen ja missä kohtaa se laitetaan nettisivuille? Onko asia tiedotettava medialle? Millä tavalla muita olennaisia sidosryhmiä informoidaan – sähköposteilla vai henkilökohtaisesti – ja missä prioriteettijärjestyksessä?

Median kysymyksiin vastaavan puhehenkilön tulee varautua mahdollisiin kysymyksiin etukäteen ja olla tavoitettavissa tiedottamisen aikaan. On selvää, että ulkoinen viesti on erilainen kuin sisäinen, mutta ne eivät voi olla ristiriidassa. On myös huolehdittava, että henkilöstö tietää, mitä aiheesta voi ulospäin kertoa.

Lopuksi: Pysy kuulolla ja tarjoa tietoa ja tukea

Anonyymi kanava henkilöstölle kysymysten esittämiseen on hyvä tapa saada tietoa tärkeistä huolista ja kysymyksistä, joita edes johtoryhmän jäsenet eivät välttämättä muuten toisi esille.

Lisäksi on syytä miettiä, miten liiketoimintalinjojen ja tiimien on järjestäydyttävä niin, että ihmisille tarjotaan tilaa ja aikaa muutoksesta keskusteluun ja jatkoon.

Vaihdoksesta on hyvä tehdä lyhyt tietopaketti organisaation eri tasoille, jossa on kootusti kaikki olennaiset tilanteeseen liittyvät asiat: miten kauan siirtyvä toimitusjohtaja jatkaa työtehtävissään, miten raportointivastuut määrittyvät väliaikaisen toimitusjohtajan suuntaan, milloin muutos on julkista ja miten sidosryhmille voi aiheesta puhua, kenelle sekä mihin aiheesta heräävät kysymykset suunnataan.

 

Toimitusjohtajan vaihtuminen on aina merkityksellinen asia, mutta koko yhtiölle myös mahdollisuus. Se on väylä rakentaa entistä vankempaa luottamusta niin sisäisesti kuin ulkoisten sidosryhmien silmissä. Viestinnällä vaikutat huomattavasti siihen, miten yhtiö kehittyy tulevaisuudessa ja pidät laivan suunnan vakaana!

 

Lilja Kettunen

Mitä pidit artikkelista?

Olemme pahoillamme, ettet pitänyt artikkelistamme.

Haluatko kertoa, miten voisimme parantaa artikkeleitamme jatkossa?

Haluatko kertoa, miten voisimme parantaa artikkeleitamme jatkossa?